Wprowadzenie
Ułożenie grafiku to jedna z kluczowych odpowiedzialności managera sklepu. Moduł Harmonogram Pracy w AutoŻaba jest stworzony, aby ten proces był jak najszybszy i najbardziej intuicyjny. Ten tutorial prowadzi Cię dokładnie ścieżką z filmu instruktażowego. Dowiesz się, jak ręcznie planować zmiany, jak dodawać przerwy oraz jak reagować na wnioski wysyłane przez pracowników.
Zobacz film krok po kroku
Pomysł na zrzut ekranu: Widok głównego kalendarza harmonogramu z widocznymi filtrami sklepów i pracowników po lewej stronie.
Krok 1. Filtrowanie widoku
Zanim zaczniesz układać grafik, upewnij się, że widzisz odpowiednie osoby i sklepy.
- Wejdź do modułu Harmonogram pracy.
- Użyj selektora w lewym górnym rogu, aby wybrać sklep (lub sklepy), dla których chcesz planować grafik.
- Po wybraniu sklepu, poniżej pojawi się lista przypisanych do niego pracowników. Domyślnie zaznaczeni są wszyscy.
- Możesz odznaczyć poszczególne osoby, aby zawęzić widok kalendarza tylko do tych, których aktualnie potrzebujesz.
Wskazówka: Możesz planować grafik dla kilku sklepów jednocześnie, wybierając je wszystkie z selektora.
Krok 2. Planowanie zmian (Dwie metody)
System pozwala na dodawanie zmian na dwa sposoby – przez formularz lub błyskawicznie, bezpośrednio w kalendarzu.
Metoda 1: Przycisk "Zaplanuj zmianę"
- Kliknij zielony przycisk Zaplanuj zmianę w prawym górnym rogu.
- W oknie, które się pojawi, wybierz Sklep i Pracownika.
- Ustaw Datę zmiany.
- Wybierz typ zmiany: Dzienna, Nocna lub Niestandardowa (gdzie możesz ręcznie ustawić godziny rozpoczęcia i zakończenia).
- Kliknij Utwórz harmonogram. Zmiana pojawi się w kalendarzu.
Metoda 2: Szybkie dodawanie z kalendarza (rekomendowane)
- Znajdź w kalendarzu pusty dzień przypisany do pracownika, któremu chcesz dodać zmianę.
- Najedź myszką na odpowiednią komórkę. W jej rogu pojawi się mała ikona plusa (+).
- Kliknij plusa. Otworzy się to samo okno co w metodzie 1, ale Sklep, Pracownik i Data będą już automatycznie uzupełnione.
- Wybierz tylko typ zmiany (np. Dzienna) i kliknij Utwórz harmonogram.
Pomysł na zrzut ekranu: Porównanie okienka 'Zaplanuj zmianę' z widokiem plusa (+) pojawiającego się na kalendarzu.
Krok 3. Dodawanie zatwierdzonych przerw
Jeśli pracownik zgłosił Ci urlop lub inną nieobecność poza systemem, możesz wprowadzić ją samodzielnie.
- Kliknij przycisk Dodaj przerwę w górnym menu.
- Wybierz pracownika oraz zakres dat, w których będzie niedostępny.
- Wpisz powód przerwy (np. "Urlop na żądanie", "Studia").
- Kliknij Dodaj przerwę. Wprowadzona przerwa będzie widoczna w kalendarzu.
Dlaczego to ważne? Przerwy dodane w ten sposób przez właściciela lub managera są od razu zatwierdzone. Różnią się one od "wniosków o przerwę", które wysyła pracownik ze swojej aplikacji i które wymagają Twojej akceptacji.
Krok 4. Zarządzanie wnioskami pracowników
Pracownicy mogą wysyłać ze swojej aplikacji wnioski o dodanie zmiany lub o przerwę.
- Nowe wnioski pojawią się w zakładce Wnioski (widocznej pod nazwą sklepu, obok "Harmonogram pracy").
- Wniosek będzie również widoczny na głównym kalendarzu (zazwyczaj oznaczony inaczej, np. przekreśleniem).
- Możesz najechać na taki wniosek w kalendarzu, aby go Zatwierdzić lub Odrzucić jednym kliknięciem.
- Po zatwierdzeniu, wniosek staje się pełnoprawną zmianą lub przerwą w grafiku.
Pomysł na zrzut ekranu: Widok zakładki 'Wnioski' z przykładowym wnioskiem od pracownika i widocznymi przyciskami Akceptuj/Odrzuć.
Krok 5. Eksportowanie grafiku
Po ułożeniu grafiku możesz go łatwo udostępnić.
- Kliknij przycisk Eksport (zazwyczaj obok "Dodaj przerwę").
- System wygeneruje plik (np. PDF lub Excel), który możesz zapisać na dysku.
- Taki plik możesz wydrukować i powiesić w sklepie lub wysłać pracownikom.
Mini checklista
Następne kroki
- Zapoznaj się z funkcją automatycznego generowania grafiku, która jest omawiana w osobnym tutorialu. Pozwoli Ci to zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, bazując na preferencjach pracowników.
- Sprawdź, jak pracownik widzi harmonogram i wysyła wnioski w aplikacji mobilnej.